L'organisation d'un événement, tel qu'une conférence, un séminaire ou une réunion d'entreprise, doit se tenir dans un endroit facilement accessible. Tous les services dont vous avez besoin pour la bonne tenue de votre événement doivent vous être proposés.
Un établissement adapté à l'organisation de tous vos événements
Lorsque vous êtes un organisateur d'événements au sein d'une entreprise, d'un état ou à un niveau mondial, vous devez trouver des endroits idéaux pour chaque événement. Ainsi pour des réunions d'entreprise, privilégiez un établissement qui se trouve dans un écrin de verdure, bien au calme et qui propose de magnifiques salles de réunions. pour organiser un événement festif, un endroit pour banquets ou pour réceptions est indiqué. Pour organiser une assemblée générale, vous trouverez des endroits qui sont spécialement construits pour ce genre d'événement. Vous voulez préparer une conférence ou d'un congrès, visitez un centre de conférences sur ce site. L'endroit adapté à l'organisation de votre conférence doit avoir un design parfait, propice à la concentration et aux échanges. Il doit se retrouver dans un environnement calme, loin du bruit et de l'agitation. Sa capacité lui permet de contenir toutes les personnes conviées, quel que soit leur nombre. Lausanne se trouve dans le canton de Vaud, entre des montagnes et des lacs et ses magnifiques paysages éblouissent les visiteurs. Cette région est propice à l'organisation des événements suivants :
- réunions
- conférences
- séminaires
- dîners de gala
- assemblées
- congrès
Les services proposés par l'établissement de votre choix
Lorsque vous voulez organiser un événement tel qu'une conférence, vous devez tenir compte de la possibilité d'avoir de nombreux services à votre disposition. Ainsi, vous pouvez utiliser un endroit comme le Centre de convention à Lausanne. Vous bénéficierez des services suivants :
- audio visuel
- service traiteur
- décoration intérieure adaptée
- event management approprié.
Le matériel audiovisuel est indispensable à une conférence et il comprend un service de traduction, un service de retransmission en direct et des effets sonores. Une technologie de pointe et des techniciens rompus à la tâche est indispensable. Ils doivent également mettre en place un éclairage personnalisé, un système de vote, etc.
Un établissement accessible qui offre une large gamme de services
En organisant une conférence, pensez à faire vivre à vos invités une expérience inoubliable au cœur des saveurs. Choisissez un traiteur créatif et surprenant, qui peut créer un menu personnalisé adapté aux conférenciers. Faites en sorte que vos invités déjeunent ou dînent dans un cadre élégant, avec un service efficace et discret.
Une belle décoration personnalisée d'un centre des congrès doit comprendre des fleurs, des hôtesses, du mobilier design, etc. La présence et le savoir-faire d'un event manager comptent beaucoup dans le succès de l'événement que vous organisez. Enfin, que ce soit par avion, route ou par train, l'établissement doit être facilement accessible.
5 astuces pour bien organiser une conférence
Il y a toujours des occasions d'organiser une conférence ou une réunion dans des domaines très variés. Les conférences de presse sont les plus courantes, mais les universitaires et les organisations politiques ont aussi régulièrement besoin d'une salle de conférence ou de réunion pour échanger des idées. De même, il existe de nombreuses entreprises qui prévoient un congrès ou une conférence à certaines occasions. Une planification bien pensée est importante pour que l'événement soit un succès. Vous pouvez découvrir ici les cinq étapes à prendre en compte à l'avance.
Étape 1 : calendrier de la réunion
Si vous planifiez une conférence ou souhaitez organiser une réunion, la première étape est de trouver la bonne date et de définir le délai. La plupart des conférences ne commencent pas avant 10h et durent environ 2 heures . Il y a bien sûr des exceptions à cela, comme les conférences d'affaires qui prennent une journée ou plus. Les conférences scientifiques ont également tendance à durer plus d'une journée. Surtout si la conférence nécessite plus de temps, il peut être conseillé de coordonner la journée exacte avec les participants à l'événement.
Étape 2 : Organiser le lieu de la réunion
Le lieu idéal dépend de plusieurs facteurs : la taille de l'espace requis, l' emplacement et les liaisons de transport . De cette façon, vous pouvez vous assurer dès le début qu'il y a suffisamment de places assises pour tous les participants et qu'ils peuvent facilement atteindre le centre de réunion et de conférence. Lors de la planification, vous pouvez donc faire attention à de bonnes liaisons de transport et à suffisamment de places de stationnement sur place. Le centre de conférence doit également correspondre à l'image de votre entreprise ou de votre conférence.
Étape 3 : équipement et technologie
Dans la troisième étape, réfléchissez au matériel dont vous avez besoin pour votre conférence. Vous pouvez faire en sorte que les sièges de la salle de conférence soient adaptés à vos idées et à l'événement. Des sièges de bloc ou de théâtre, par exemple, peuvent convenir à votre projet. Lors de l'organisation d'une conférence, vous pouvez directement déterminer si vous avez également besoin de tables, d'un pupitre, d'électricité ou d'options d'obscurcissement. Demandez-vous également si vous avez besoin de microphones , d'un projecteur , d'un écran , d'un paperboard ou du WiFi.. Vous pouvez facilement réserver les aides avec nous - le matériel d'écriture, le tableau à feuilles mobiles ou le tableau blanc sont déjà inclus. Pour le départ et le déroulement de votre événement, il est important que l'équipement technique fonctionne correctement.
Étape 4 : la restauration
L'humeur des participants doit également être prise en compte lors de la planification. Si la conférence ou la réunion dure plusieurs heures, la faim et la soif apparaîtront. Il est donc conseillé de prévoir suffisamment de boissons et d'organiser la restauration pendant cette période. Vous pouvez prévoir des collations pour les petites pauses ou un déjeuner chaud pour les pauses plus longues. De cette façon, vos participants resteront heureux et passeront bien la journée.
Étape 5 : chronométrer les intervenants
Si vous organisez une conférence avec plusieurs
intervenants, faites attention à l'heure à laquelle l'orateur prend la parole - en fonction du type d'orateur et de la complexité du sujet . La première contribution au début devrait mettre le public dans la bonne humeur pour la journée. Cela signifie qu'une conférence inspirante et motivante qui n'est pas trop exigeante est idéale. Dans tous les cas, les exigences des conférences peuvent augmenter jusqu'à l'heure du déjeuner. Cependant, la plupart des gens ont tendance à se fatiguer après le déjeuner pour que ce soit un sujet intéressant et attrayant qui réveille l'auditeur. La dernière conférence de la journée peut être une pièce amusante avec un très bon sujet et un conférencier de première classe - c'est l'impression finale que vos participants retiendront à la maison.
