L’organisation d’un séminaire d’entreprise est facile à réaliser si l’on fait preuve d’organisation et de prévision. Pour réussir la préparation du séminaire, il faudra dresser une check-list et veiller à la respecter. L’organisateur devra estimer si le séminaire adéquat est le week-end, une journée ou un dîner. Grâce au rétroplanning on peut suivre en permanence les différentes étapes de l’événement pour garantir son bon déroulement.
Hiérarchiser les objectifs pour l’organisation de séminaires d’entreprise
Avant de réaliser toute action de recherche du lieu du séminaire, il est important de définir ses besoins. Il n’est pas rare que des organisateurs de séminaires fassent appel à des prestataires en n’omettant pas de donner l’essentielle de la manifestation à préparer. Il est crucial de déterminer les renseignements importants, car, cela permet de limiter les erreurs, gagner du temps et faciliter le travail des différents intervenants.
La première étape consiste à déterminer le motif du séminaire : lancement de produits, stimulation, formation, cohésion d’équipe… La définition des objectifs permet d’optimiser le succès du séminaire d’entreprise pour les participants. Il faudra satisfaire 4 catégories de correspondants : direction générale, service qui commande le séminaire, formateur ou animateur du séminaire, participants au séminaire.
La recherche du lieu de séminaires d’entreprise
Rechercher le lieu de séminaires d’entreprise est une démarche pouvant se faire de différentes façons : recherche selon le nombre de participants, en fonction d’un impératif de distance, vérification des spécificités d’un établissement ou recherche dans une région déterminée. Par exemple, le Domaine des Moures vous accueille pour l’organisation de votre séminaire à Montpellier.
Quand on effectue la recherche d’un lieu de séminaires, il est recommandé de contacter plusieurs hôtels. Certains renseignements doivent être envoyés à l’établissement retenu : date du séminaire, nombre de participants, besoins en salle de réunion, budget par jour et par personne.
Check-list d’organisation de séminaires
La réussite d’un séminaire d’entreprise se fait en prenant le temps de suivre une check-list dressant les étapes à suivre pour la réussite de l’événement. Il peut s’agir de la définition des objectifs, le choix du thème et du format, la définition du budget, le choix de la date, du lieu, élaboration du rétroplanning en amont de l’événement.
L’organisation d’un séminaire d’entreprise passe également par la réalisation du planning de l’événement pour les participants. En effet, la journée d’un séminaire doit être préparée avec soin et le détail du planning doit être communiqué aux invités. À la fin de l’événement, il faudra songer à mettre en place un formulaire de satisfaction, envoyer un mot de remerciement et un compte rendu aux participants.